Empresas que prestam serviços devem manter uma rotina organizada e detalhadas das atividades e demandas.
Assim, a ordem de serviço (OS ou O/S) acaba sendo uma ótima ferramenta para garantir o andamento dos processos e sucesso da empresa.
Isso porque, uma vez que a OS é formalizada e o serviço começa a ser realizado, cabe a ela repassar todas as informações aos setores responsáveis dentro da empresa, garantindo que cada colaborador saiba o andamento do serviço e qual sua data de conclusão.
[Leia mais]Empresas que prestam serviços devem manter uma rotina organizada e detalhadas das atividades e demandas.
Assim, a ordem de serviço (OS ou O/S) acaba sendo uma ótima ferramenta para garantir o andamento dos processos e sucesso da empresa.
Isso porque, uma vez que a OS é formalizada e o serviço começa a ser realizado, cabe a ela repassar todas as informações aos setores responsáveis dentro da empresa, garantindo que cada colaborador saiba o andamento do serviço e qual sua data de conclusão.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço consiste em um documento que traz todas as informações necessárias para o planejamento e execução de uma tarefa, ou seja, tem como finalidade a formalização de um trabalho a ser executado, seja externa ou internamente.
Além disso, auxilia a empresa a gerar, armazenar e controlar as informações dos serviços prestados, uma vez que é possível registrar o que deve ser feito, onde e quando.
Desta forma, tanto os colaboradores quanto os setores responsáveis seguem programar e se planejar para atender com eficiência a demanda.
Por consequência, é possível fazer levantamento de dados a partir das análises das ordens de serviços, identificando o público alvo, serviços com maior demanda, período com maior volume de tarefas e chamadas.
Vantagens de usar ordens de serviço
As inúmeras vantagens em utilizar a ordem de serviços na sua prestadora de serviço, tanto para os colaboradores quanto para os clientes.
Uma das principais vantagens é a garantia de produtividade, afinal, um trabalho organizado consegue desenvolver um número maior de demandas diariamente, além de estabelecer processos internos que serão colocados em prática, reunindo informações fornecidas pelo cliente.
Além disso, a partir do momento que se tem conhecimento do que deve ser feito, o atendimento ao cliente passa a ser mais eficiente, sem correr o risco de haver discrepância de informações, realizando um parecer técnico.
Outro setor que é beneficiado é o financeiro, com o uso sistemático das ordens de serviço pela empresa e equipe, uma vez que o documento ajuda a registrar a transação financeira e consequentemente o fluxo de caixa.
Uma boa ordem de serviço consegue:
Organizar os pedidos conforme a capacidade produtiva da equipe
Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas
Controlar a produtividade dos colaboradores
Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho
Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência
Calcular os custos para garantir uma precificação correta
Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente
Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente
Gerenciar as finanças com mais agilidade.
O que uma ordem de serviço tem ?
As informações presentes na ordem de serviço variam conforme as atividades exercidas pela empresa e o serviço que é prestado.
De modo geral, estão presentes as seguintes informações:
Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.)
Registro do responsável pelo trabalho;
Descrição do serviço;
Tempo de duração da tarefa;
Mão de obra necessária;
Equipamentos e materiais que serão utilizados,
Custos da realização
Com todos os dados detalhados a empresa poderá fazer o cálculo dos valores investidos em cada serviço.
Vale lembrar também que, em caso de serviço de consultoria ou assistência técnica, a OS também pode ser utilizada, facilitando a resolução e repetição de problemas.
