VOCÊ CONHECE O CONCEITO DE RETRABALHO?

Sim, é uma enorme perda de tempo! Sem falar em como é chato ter que refazer algo, simplesmente porque não foi feito direito da primeira vez.

Mas por que será que corre o retrabalho nas empresas? E como evitá-lo?

Definição de trabalho

Antes de falarmos sobre o que é retrabalho nas empresas, que tal entender melhor o conceito de trabalho?

Segundo os dicionários, trabalho é:

“O conjunto de atividades, produtivas ou criativas, que o homem exerce para atingir determinado fim. Atividade profissional regular, remunerada ou assalariada”

Portanto, trabalho é algo que se faz para atingir determinado objetivo, quando se exerce uma atividade profissional, certo?

Com isso em mente, acho que vai ficar bem mais fácil entender o que é retrabalho.

O que é retrabalho, afinal?

O retrabalho ocorre quando o objetivo de um trabalho não é alcançado e, por isso, ele precisa ser refeito.

Concorda? Devido a um erro, mal entendimento do que deveria ser feito, atrasos ou mesmo falta de perícia na execução ou de qualidade na entrega, um trabalho é recusado pelo cliente (interno ou externo) e é preciso voltar à estaca zero.

Mas como evitar o retrabalho nas empresas?

Como diminuir o retrabalho nas empresas em 6 passos

Acabar com o retrabalho em seu negócio depende de diversos fatores.

A começar pela organização e otimização de processos, passando pela gestão das equipes e principalmente por uma melhor comunicação e mais trabalho colaborativo.

1- Procure as falhas mais comuns nos processos

Alguns erros são recorrentes. Isso acontece em muitas empresas e parece incrível, mas as pessoas não pensam em mapear esses erros que se repetem e buscar soluções.

Portanto, quando ocorrer uma refação na empresa, em vez de esbravejar e reclamar, primeiro resolva o problema.

Depois, reúna a equipe envolvida e tente entender como evitar que aquilo se repita.

2- Defina um fluxo de tarefas claro

É muito mais comum do que se imagina, mas a maioria dos processos nas empresas não é mapeado.

Isso é: os colaboradores não têm uma noção clara de que tarefas devem ser realizadas, seguindo quais procedimentos, em que ordem e com a ajuda de quais ferramentas.

Aliás, muitas vezes nem se sabe ao certo quem é o responsável por algumas das tarefas, que acabam sendo negligenciadas.

Por isso, crie um fluxograma para fazer a gestão de seus processos, isso vai diminuir muito a refação em seu negócio.

3- Crie sistemas de conferência de pontos críticos

Ao estruturar seus fluxos de trabalho e descobrir os erros mais comuns, defina mecanismos de conferência e revisão para detectar se eles ocorreram e, assim, corrigi-los a tempo.

Apenas não defina revisões para tudo, ou será impossível terminar os processos e atividades.

Descubra as atividades-chave dos processos, aquelas que podem comprometê-los de forma radical, e revise-as por meio de um checklist ao final do trabalho ou conforme forem sendo realizadas.

4- Uma ferramenta de gestão de equipes cairia bem, não?

Já que é para organizar e acompanhar processos, porque não usar uma ferramenta de gestão de equipes ou de projetos?

5- Invista em comunicação interna

É fundamental que as pessoas entendam exatamente o que lhes foi pedido.

E sem uma boa comunicação interna isso será impossível. 

6- Automatize processos

Por fim, substitua tarefas chatas e repetitivas pela atuação de um software.

Vamos a um exemplo bem prático: emitir notas fiscais.

Esse é o típico trabalho que pode gerar uma série de refações. Cálculos errados, erros de digitação, demora ou esquecimento de emitir as notas e muito mais.

Por isso, ao automatizar esse processo, as refações vão simplesmente desaparecer.

Você pode, por exemplo, fazer com que toda vez que um pagamento for aprovado em um e-commerce, as notas fiscais sejam emitidas automaticamente.

Isso se chama de integração entre ferramentas. Você pega um software baseado na nuvem, integra com outro e eles se comunicam entre si, automatizando tarefas.

Outro exemplo: toda vez que um negócio for fechado em seu CRM, uma planilha de controle de vendas é automaticamente preenchida (além de ser feita a emissão da nota fiscal, se você quiser).

E esses são só alguns exemplos de muitos mais que podem ser realizados.